Tag Archives: degisimyonetimi

Şirketlerde Kriz Sürecinde Değişimden Etkilenecek Alanlar-2

13 Mart 2021 tarihli Dünya gazetesinde aynı başlıkla yayınlanan yazımda, teknolojinin önümüzdeki dönem şirketlerimiz için önemine, oynayacağı role ve dikkate alınması gereken bazı hususlara değinmiştim. Bu yazımda ise, salgının tetiklediği değişimin iş organizasyonu ve çalışanlar üzerindeki etkisine değinmek ve bazı olumsuzlukları aşabilmek için yapılması gerekenleri vurgulamak istiyorum.

Öncelikle şunu söyleyebilirim; Şirketler 19.yüzyılın sonunda yaşadıkları radikal değişimden sonra şimdi tekrar hızlı bir değişimle karşı karşıyalar. İngilizce VUCA olarak adlandırılan bu ortamın özelliği belirsizlik ve öngörülebilirliğin ortadan kalkması. Yeni teknolojilerin sağladığı yüksek bağlantı ve erişim imkânı, düşük işlem maliyetleri, otomasyonun hızlanması, yeni neslin değişen demografik özellikleri ve beklentileriyle bir araya gelince, şirketlerimizi artık 20. yüzyıla hakim tepeden yönetim ve kontrol paradigmalarıyla yönetemeyeceğimiz aşikâr. Bu kısıtlı alanda organizasyonlarda hâkim olacak dört yeni özelliği vurguladıktan sonra salgının çalışma şeklimizde yaptığı değişikliklere ve bunun çalışanlar üzerinde yaratacağı etkilere değineceğim.

Birçok insanın çalışma yeri, tarihsel olarak ofis olmuştur. Kişisel alanlardan ayrı, insanların işlerini verimli bir şekilde yapabilmeleri için gerekli tüm mobilya ve teknolojiyle donatılmış ofisler, insanların çalışmak için bir araya geldiği bir toplanma yerleri oldular. Bir süre önce başlayan uzaktan çalışma trendi COVID-19 sırasında önemli ölçüde değişti. Kuruluşlar, nerede ve ne zaman çalışılacağı konusunda çalışanlarına artık daha esnek davranmaya başladılar. Teknolojinin sağladığı imkanlarla zaman ve mekâna bağlı olmayan bir çalışma düzenine doğru gidiliyor. Pek çok insan artık işini evlerinden, kafelerden, esnek paylaşımlı ofislerden hatta yazlıklarından takip ediyorlar. Hibrit ismi verilen bu modele krizin de zorlamasıyla talep arttı. Çalışma modeli değişimine gidilirken şirketlerde öncelikle işlerin sürdürülebilirliği dikkate alındı. Bu kararlar alınırken insan faktörü ile ilgili bazı kritik hususlar şimdilik göz ardı edildi.

Şirketlerde amaç verimliliktir. Bu nedenle şirket liderlerinin yeni çalışma modellerini seçerken üretkenliği etkileyen unsurları da dikkate almaları gerekir. Üretken çalışmanın temelinde enerji yatar. İnsanlar olumlu bir ortamda yaşadıklarında kendilerini daha enerjik ve üretken hissederler. Yorgun veya stresli olduklarında üretkenlikleri tükenir ve çalışma alışkanlıkları bozulur. Konsantrasyon gerektiren birçok iş için odaklanma önemlidir. Bağlam, yani çalışma yeri ve zamanı insanların odaklanmasına izin verdiğinde, son derece üretken olabilirler. Bağlamları rahatsız edici olduğunda ve dikkatleri dağıldığında odak noktaları zarar görür. İşin bu başkalarından bağımsız çalışma özelliklerinin dışında, ekip çalışması gerektiren görevler vardır. Bazı görevler, diğerleriyle önemli bir koordinasyon gerektirir. Ekip üyeleri birbirleriyle akıcı bir şekilde iletişim kurabildiklerinde hedef odaklı ve verimli olabilirler; bu uyum bozulduğunda takımlarda işleyiş bozulur. Ayrıca yenilikçi fikir üretilmesini sağlayacak şekilde iş birliği yapılmasını gerektiren işler ve görevler de vardır. Yer ve zaman bağlamları bu iş birliğinin önünde engel yaratırsa, üretkenlik zarar görebilir. İnsanlar direnebilir ve iç çatışmalar çıkabilir. Yeni fikirleri ve yeni dünyaları insanların birbirleriyle kaliteli iletişimlerinin inşa ettiğini unutmayalım. Odaklanma, ekip üyeleri arasında koordinasyon ve iletişimin dışında, evden ve uzaktan çalışmanın moral & motivasyon, sosyalleşme, performans yönetimi ve geri bildirim hususlarında da, “yeni normal” in liderlerden beklentileri yüksek.

Unutmayalım! “İnsan sosyal bir varlıktır” Aristoteles

Ofisler eve taşınırken…

Bizim nesil (Baby boomer kuşağı) çok şanslı. Şimdiye kadar birçok önemli değişime şahit olduk. Siyasi çalkantıların dışında iş yaşamında da bir sürü hızlı değişim şu son 40 senelik süreçte yaşandı. Ofislerde önce daktilolar ve mekanik otomasyon, sonra bilgisayar terminalleri, daha sonra PC’ler ve internet, son olarak da bir sürü özel yazılım, bunların hepsiyle çalıştık. Hatta bugünlerde bulutta bile izimiz kalıyor! İçimizden biraz daha şanslı olanlar yakın gelecekte hologramla iletişim kurup toplantı yapma deneyimi de yaşayacaklar. Ben iş hayatına başladığımda bizi önce daktilo kursuna gönderdiler. Amerikan yardımıyla gelen daktilolarda “kara kara kargalar karlı tarlaları kovalar” diye yazarak 10 parmağı kullanma becerisi kazanmaya çalıştık. Şirket merkezinden başka bir yere çalışmaya giderken her türlü malzemeyi yanımızda taşımak zorundaydık. (Yönetmelikler, prosedürler, uygulama kitapları, önemli mektuplar vs.) Bunlar için ayrı bir bavul daha taşımak gerekiyordu. İş raporları 3,4 kopya yazıldığı için, aralarına önce karbon kağıtları konur sonra daktilonun şaryosuna takılırdı. Bu işlem ciddi bir beceri ve deneyim gerektiriyordu. Kağıtlar düzgün takılmazsa yazınız aşağıdaki kopyalara bozuk ve yamuk çıkıyordu. Yazarken bir de tapaj hatası yaparsanız felaket, dünyanın sonu! Bütün kağıtları açarsınız özel daktilo silgisiyle hatalı cümleyi harfi silmeye çalışır sonra üzerine tekrar doğrusunu isabet ettirmeye çalışırdınız. Bunların hepsi, tecrübe, beceri ve sabır gerektiren şeylerdi. Bazen iki saatte yazdığınız yazıyı çöpe atar hepsini baştan yazmak zorunda kalırdınız çünkü daktilolarda “delete” tuşu yoktu!

Aslında 20.yüzyılın başından 1980’lere kadar ofislerin mimari düzeni ve kullanılan malzemelerin farklılaşması dışında, dolap masa gibi eşyalar çok değişmedi. Önce tahta dolap ve masalarımız vardı sonra bunlar saçtan yapılmaya başlandı. Çok yakın tarihlere kadar çalışırken kullandığımız bütün malzemeler (klasör dolapları, daktilolar, dosyalar, not kağıtları, kalemler, silgiler, delgeçler, tel zımbalar ve cetveller) ofiste olduğu ve tüm kararların tepedeki bir yönetici veya patron tarafından alındığı için her sabah erkenden kalkıp ofis diye adlandırılan çalışma mekanlarımıza gidiyorduk. Bu aynı zamanda kontrole ve otoriteye dayanan bir yönetim paradigmasına göre bir zorunluluktu. Çalışanlarının işe geliş gidiş saatlerini kendilerine has yöntemlerle kontrol eden yöneticilerimiz vardı. Ofiste farklı bölümler arasında yoğun bir kurye ve evrak trafiği olurdu. Hatta büyük iş yerlerinde özellikle bankalarda bu işle görevli ofis kuryeleri çalışırdı. İletişim bu şekilde sağlanırdı. (Microsoft Exchange’in ilk sürümü!) Çalışma araç gereçlerinin ofiste olmasının dışında yöneticimizle, ekibimiz ve arkadaşlarımızla iletişim kurmanın ve toplantılara katılmanın tek yöntemi yüz yüze görüşme olduğu için fiziki olarak ofise gitmek zorundaydık. Karda, kışta, her ahvalde…Niye eskinin kısa bir hikayesiyle başladım? Başladığınız noktayı bilemezseniz yaşanan değişimi ölçemezsiniz.

Covid-19’la birlikte bir zorunluluk olarak ofisler eve taşındı, hem de bir gecede! Dünyada milyonlarca insan ertesi sabah işine evden başladı. Peki bu değişimi ne sağladı? Salgın, bir dışsal tetikleyici olarak şirketleri ve çalışanları uzaktan çalışmaya zorladı ancak bu önemli değişimi sağlayan ise teknoloji. Şimdi yukarıda saydığım tüm ofis gereçlerinin yerinde tek bir araç var: bir kişisel bilgisayar. Üstelik çanta gibi gittiğimiz her yere taşıyabiliyoruz. Ofis bir çantanın içine sığıyor. Artık fazladan bavul taşımaya da gerek kalmadı. Peki şimdi bu teknoloji olmasaydı ve bu salgına yakalansaydık ne olacaktı? Çok büyük ihtimalle ağlaya ağlaya iş yerlerimize gidecek ve daha büyük bir zayiatla karşılaşacaktık. Tıpkı yüzyıl önce yaşanan İspanyol gribinde olduğu gibi. Birinci dünya savaşı sonundan 20’lerin başına kadar şiddetli bir şekilde süren İspanyol gribi yaklaşık 50 Milyon insanın ölümüne yol açtı. Bu şok sırasında kadınlara iş hayatında daha fazla ihtiyaç duyuldu ve salgın sona erdiğinde kadınlar özellikle “daktilo” ismiyle bilinen meslekle iş hayatında daha fazla görülmeye başlandılar. İspanyol gribinin tetiklediği değişim toplumda kadınların daha aktif görevler almasını sağladı. Aynı şekilde bugün Covid-19 diye tanıdığımız ölümcül virüs daha fazla insanı evden çalışmaya zorluyor. Görünen o ki bu salgının yol açtığı toplumsal sonuç bundan böyle daha fazla sayıda insanın evden çalışacağı ve bu değişimin kalıcı olacağı. Teknolojinin sağladığı imkanlarla mekân ve zamana bağlı olmayan bir çalışma ortamına doğru gidiyoruz. Bu değişimin, yaratacağı domino etkisiyle önümüzdeki dönemde başka alanlarda da değişimleri tetiklemesi ve bugün öngöremediğimiz sosyo-ekonomik yansımaları olması muhtemeldir. Acaba bizi ev ve iş sınırının ortadan kalktığı bir yaşam mı bekliyor?

Alt yapı üst yapıyı belirler – Karl Marx